Convocatoria: Asistente Administrativo(a)

External Expert: Assistance to support administration 

1. Antecedentes

Debido al grado de detalle que requiere el proyecto LEDSLAC y a la cantidad de contratos con terceros que incluye, se ha visto la necesidad de contar con un asistente que elabore reportes tanto financieros como operativos y desarrolle bases de datos y sistemas integrados.  De esta manera, se espera una reducción en los tiempos de respuesta y un desarrollo eficiente de los procesos que demanda el proyecto.

2. Objetivo de la consultoría

    Objetivo General 

Con el fin de poder hacer un mejor seguimiento de la ejecución del proyecto, es necesario contratar los servicios de un consultor para elaborar diferentes informes financieros y administrativos, reportando al encargado de la administración y logística del proyecto.

3. Actividades 

• • Elaboración de Reportes financieros y operativos mensuales.
  • Elaboración de reportes técnicos periódicos.
  • Seguimiento a las reuniones internas y externas del proyecto
  • Elaboración de carpetas de documentación que ayuden a mejor seguimiento del proyecto
  • Recopilación y organización de información que será incluida en los reportes.
  • Implementación de sistema físico y digital de la documentación del proyecto
  • Elaboración de políticas para el correcto mantenimiento de la información.

4. Productos

• Elaborar 4 reportes mensuales financieros y operativos con los avances y resultados de los planes operativos anuales, resultados a alcanzar y sus respectivos presupuestos, en apoyo a la Líder del Proyecto. Los informes deberán entregarse de manera física y digital.
• Elaborar reportes técnicos en el marco de los acuerdos de donación, según cronograma y formatos requeridos. Los informes deberán entregarse de manera física y digital.
• Entregar una carpeta con el registro de las reuniones internas y externas del equipo del Proyecto, tales como Actas de las reuniones del Comité Directivo, Donantes y otros actores relevantes.
• Desarrollar una base de datos de especialistas temáticos y otros actores relevantes del Proyecto.
• Desarrollar un “Sistema Integrado de Gestión”, implementando un sistema de archivo físico y digital con la documentación referida al Proyecto, elaborando la política que sirva de guía para el correcto mantenimiento de dicho archivo.

Todos los productos serán presentados a Aida Figari y aprobados por la misma persona.

5. Monto y forma de pago

El monto de la consultoría y la forma de pago se definirá según la siguiente tabla: 

Los pagos se realizarán dentro de los 15 días calendario siguientes a la presentación del producto, del recibo de honorarios profesionales emitidos por el/la consultora, y la conformidad de los supervisores. 

En caso de existir observaciones a los informes presentados, el plazo se contabilizará a partir del levantamiento de estas.

Perfil profesional

El/la consultor/a deberá presentarse como persona natural/jurídica y que reúna el siguiente perfil:

• Profesional egresado universitario

• Experiencia profesional en ONG o proyectos, de preferencia de Colaboración Internacional.
  

Duración de la consultoría

La presente consultoría tendrá una duración de 3 meses, que corresponden al periodo de marzo a junio 2021.

Responsabilidades de la empresa o consultor (a)

• Del planteamiento técnico del producto: El consultor(a) será responsable del adecuado planeamiento, programación, conducción y calidad técnica de cada uno de los productos
• De la calidad del producto: El consultor(a) será directamente responsable de la calidad de los servicios prestados, así como del cumplimiento de la programación, logro oportuno de las metas previstas y adopción de las previsiones necesarias para el fiel cumplimiento del contrato.

Supervisores

La persona a cargo de la supervisión de este asistente serán Aida Figari, Project Manager y María Fe Gonzales, Administration and Procurement.

Confidencialidad

El/la consultora se compromete a guardar confidencialidad y reserva absoluta en el manejo de información y documentación a la que tenga acceso relacionado con la prestación, pudiendo quedar expresamente prohibido revelar dicha información a terceros.

Dicha obligación comprende la información que se entrega, como también la que se genera durante la realización de las actividades y la información producida una vez que se haya concluido el servicio. Dicha información puede consistir en mapas, dibujos, fotografías, mosaicos, planos, informes, recomendaciones, documentos y demás datos compilados por el/la consultora.

Los candidatos deben enviar su propuesta a: szapata@libelula.com.pe con el asunto “AA 2021”.